所謂的爐主，指當寺廟舉行祭祀節日時，管理一切事務或財務之人。台灣寺廟中，有未設董事的寺廟，但絕無未設爐主的寺廟。藉由「擲筶」方式選定爐主，一般居民或一般信徒皆有資格，爐主的任期只有一年。除了爐主之外，還有所謂首事，是指協助爐主辦理事務者，其任期和選定的方法同於爐主。通常能負擔、也願意負擔多數金額費用者，或寺廟大興土木時能捐獻基本資金者，以及其他對於村廟事務積極參與者，都較易當上爐主與首事。
大湖口的爐主首事制度由來已久，賜福嘗自1885年起，建立「爐主首事」制度，將二十五會員拈成三鬮，各鬮輪值，一人擔任爐主，餘人為首事，協助爐主承擔祭儀。然而爐主首事制度並非始自賜福嘗，大湖口1871年（同治十年）的義民嘗祝文內已有「嘗內值年爐主○與首事○○」之語。此外，至少尚有三張羅華五（1796∼1877）所撰寫的文本提到爐主首事制度。其一為「福德正神遞傳九天值日公曹使者，上呈三元三品三官大帝，臺前轉奏昊天金闕玉皇上帝陛下」之表章，提到「祈福弟子爐主信士○福首信土○暨合庄眾信士等」；其二為「恭迎玉皇大帝三官大帝之祝文」則言「爐主○首事○暨眾福信人等」；其三為羅景輝先生所藏一紙「首事羅阿燕敬奉」紅色名條。羅華五於1847年移入大湖口，並於1877年過逝。因此，我們可以斷定大湖口祭祀玉皇大帝及三官大帝組織，在這的三十年間某一時點，即已採行爐主首事制度。也就是說，在湖口三元宮建廟之前三、四十年，大湖口已採用爐主首事制度經辦村落祭儀；而這已實施至少一百三十年的制度，正是大湖口村落祭儀穩定發展的力量。
目前湖口三元宮每年十月十五曰秋季還福平安戲時，擲筶選出當年輪值村之爐主以及各村首事。首事的最重要工作是收受各村家戶之「丁錢」，作為年度祭儀之用。建廟之初，應為各村一首事，隨著人口增加，各村之間人口亦不相同，所以首事人數逐年增加，且各村數目不一。目前首事共有十二個，其中湖口村四人（含羊喜窩一人），湖鏡村三人，長嶺村一人，長安二人，湖南村一人。